Jak przygotować profesjonalną konferencję prasową?

Jak przygotować profesjonalną konferencję prasową?


Zwołanie przez firmę konferencji prasowej może być bardzo skutecznym działaniem marketingowym, wzmacniającym jej wizerunek. Aby tak się stało, musi zostać ona jednak profesjonalnie przygotowana.

Etap I: Sporządzenie kompleksowego planu

 

Konferencja prasowa wzbudzi zainteresowanie dziennikarzy tylko wtedy, gdy jej temat będzie warty uwagi. Zastanówmy się zatem, czy zaproszeni przez nas prelegenci będą potrafili tematyką wykładów poruszyć zaproszonych gości na tyle, aby ci zapragnęli później zamieścić w mediach pozytywną relację z jej przebiegu. Temat konferencji musi być przede wszystkim spektakularny i stosunkowo innowacyjny.

 

Następny krok powinno stanowić ustalenie dokładnego terminu planowanej konferencji prasowej.  Zaleca się często środkowe dni tygodnia oraz godzinę pomiędzy 11:00 a 13:00, gdyż wtedy dziennikarzom najłatwiej jest znaleźć wolną chwilę. Sprawdźmy ponadto dokładnie, czy w planowanym przez nas terminie nie odbywają się inne ważne spotkania o zasięgu ogólnopolskim lub lokalnym. 

 

W dalszej kolejności przyjdzie nam wybranie miejsca konferencji. Może być to siedziba naszej firmy, jednak tylko w przypadku, gdy posiadamy przestronną salę oraz wszelki niezbędny sprzęt audiowizualny (komputery, szybki Internet, dobre nagłośnienie, rzutniki, etc.). W przeciwnym wypadku przy wyborze miejsca kierujmy się dobrą lokalizacją oraz łatwością dostępu do miejsc parkingowych. 

 

Zanim będzie można przejść do przygotowania konferencji, trzeba jeszcze przygotować zaproszenia dla prelegentów, dziennikarzy oraz innych gości. Zadbajmy o ich atrakcyjne zaprojektowanie, gdyż od tego może zależeć w dużym stopniu frekwencja podczas konferencji. Zaproszenia powinny zostać wysłane przynajmniej z tygodniowym wyprzedzeniem.  

 

Na zakończenie pierwszego etapu należy jeszcze przygotować szczegółowy scenariusz konferencji oraz materiały prasowe i reklamowe (długopisy firmowe, kalendarze, kubki, etc.), które zamierzamy wręczyć.  

 

Nie zapomnijmy również o sporządzeniu szczegółowego kosztorysu konferencji prasowej oraz przygotowaniu listy trudnych pytań, które mogą paść z ust dziennikarzy. 

 


ETAP II: Przygotowanie konferencji

 

Po spełnieniu powyżej wymienionych, wstępnych czynności, będziemy mogli spokojnie przystąpić do właściwej organizacji konferencji. Postarajmy się przeprowadzić wcześniej próbę generalną; dokładnie sprawdźmy wystrój i wyposażenie sali, a także rozłóżmy catering. Przygotujmy też starannie wszelkie materiały do rozdania.  


 

Etap III: Konferencja

 

W ten sposób możemy już rozpocząć naszą konferencję. W jej trakcie zadbajmy zwłaszcza o właściwe kontrolowanie czasu wystąpień prelegentów, przygotujmy recepcje dla dziennikarzy, a także postarajmy się profesjonalnie moderować dyskusje na linii prelegenci-dziennikarze. Po odbytej konferencji należy jeszcze przesłać dziennikarzom przygotowane wcześniej materiały multimedialne oraz sporządzić pokonferencyjne wnioski.

Copyrights by Postaw na markę - Brandinger